面接ドタキャンを防ぐために【採用側ができる対策を紹介】

記事更新日：2019年09月13日｜初回公開日：2019年09月05日

採用担当者の方の中には、「面接前日なのに、応募者から辞退の連絡があった」、「面接当日になったけど、応募者が来なかった」といった経験をお持ちの方も多いでしょう。採用面接は、企業のこれからを背負って立つ人材と初めて顔を合わせる場です。採用担当者の皆さんは、忙しい中で時間を作り、使命感を持って面接に臨んでいます。当日になって面接をドタキャンされるのは、そんな思いを踏みにじられたようなもの。ここでは、迷惑な面接ドタキャンが起こる理由や、対処法について見ていきましょう。

面接ドタキャンとは

当日になってドタキャンする

エン・ジャパン株式会社が求職者に行ったアンケートによると、「面接の連絡が来てから面接の前日までに辞退を決めた」という人が70%という結果が出ています。また、「面接当日に辞退を決めた」と回答した人も14％に上っています。正社員やアルバイトに限らず、多くの企業で面接をドタキャンする人は後を絶ちません。また、転職エージェントを利用している応募者であれば、ブラックリストとして今後の求職活動にも影響が出ることは必至です。面接ドタキャンは一部の企業だけに起こっていることではなく、多くの企業が共通して抱えている厄介な問題だといって良いでしょう。

9割以上の企業が面接ドタキャンを経験

エン・ジャパン株式会社では、196社に「面接前に辞退（ドタキャン）された」経験の有無に関して調査しました。その結果、なんと92％の企業が面接前にドタキャンされた経験がある、と答えたのです。もちろん、面接前の辞退であっても「応募後に再考し辞退したいと思った」「他社からの内定をもらった」というように事前に連絡があれば問題ないでしょう。ですが、応募者からの連絡が無いドタキャンやバックレは、時間が無駄になるだけでなく今後の対応をどうすれば良いのかが分からなくなってしまいます。面接ドタキャンは、ある程度発生するものと想定して、面接に臨むのが良いでしょう。

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面接ドタキャンが起きる理由

仕事内容や条件が希望と異なる

ほとんどの求職者は、まず興味のある複数の企業に応募します。そして、書類選考が終わるまでの間、応募した企業の仕事内容や条件をじっくりと吟味するものです。その中で、自分の希望とやや異なると判断した企業には、面接前日に連絡を入れたり、ドタキャンしたりするケースが少なくありません。実際に、エン・ジャパン株式会社が辞退理由についてアンケートを行ったところ、「応募後に再考し、希望と異なると判断した」という回答が最も多くなっています。

他社から内定をもらった

面接が行われる前に他社から内定をもらったというのも、ドタキャンの理由としてよく挙げられます。特に、優秀な人材ほど複数の内定を得るものです。いくつかの企業から内定をもらうことで、気持ちが第一希望の企業へと向かい、他の企業への連絡や対応がおざなりになってしまうことも。採用市場では、書類選考や面接を進める上でのスピードも大切です。面接までの期間が長すぎると、他社から内定をもらった求職者が日程を忘れてしまい、当日ドタキャンという結果になる可能性も出てくるでしょう。

面接ドタキャンがもたらすデメリット

採用担当者のモチベーション低下

事前に連絡があるならばともかく、面接ドタキャンは突然発生するものです。面接当日に、応募者から連絡も無く時間になっても現れないため、採用担当者としては頭を抱えるしかない問題だといえるでしょう。辞退した理由が分かれば自社としても対策を打てるのですが、連絡が付かないため採用担当者は歯がゆい思いをするばかりです。また、応募者の事故・事件の可能性を想像してしまい、不安を訴える採用担当者も。自社の代表として使命感を持って臨んだ採用担当者も、面接ドタキャンが続いてしまってはモチベーションを失う原因にもなりかねません。

スケジュールを狂わされる

採用担当者は、忙しいスケジュールの合間を縫って面接に臨んでいます。ところが、待てど暮らせど応募者がやって来ないとなると、その間の人件費と時間が無駄になってしまいます。面接を設けなければできたはずの業務もあるため、企業に与える損害も少なくありません。もし、連続して面接ドタキャンが発生してしまった場合、企業へ与えるダメージは計り知れないものとなるでしょう。自社の業務に悪影響を与えないためにも、面接ドタキャンの防止に向けた取り組みは必須だといえます。

他の応募者へのシワ寄せ

面接ドタキャンが発生すると、他の応募者の面接日程にも影響が及ぶ可能性があります。ドタキャンした応募者がいなければ、その時間を使って他の応募者を面接することもできたはずです。一人でも面接をドタキャンされると、他の応募者の面接時間が予定よりも早くなったり遅くなったりとシワ寄せが行くことも。また、同時に面接を受けた応募者が、ドタキャンがあったことを知って「ドタキャンが多い企業なのか」と不安を感じる可能性もあります。面接ドタキャンは、採用担当者だけでなく、他の応募者へ与える悪影響も少なくないと考えておきましょう。

面接ドタキャンの主な種類

当日にメールで連絡

「他社から先に内定をもらった」「希望していた仕事内容と差があった」といった理由で、当日に辞退のメールや謝罪文が届くことがあります。メールならば24時間送信できるため、前日の夜に送っておけば大丈夫だろうと考える応募者もいます。ですが、企業からすれば朝一番で確認すると辞退連絡が来ていたということになるため、迷惑であることには変わりがありません。また、メールだけで当日に辞退の連絡を済まされてしまうと、せっかく時間を作って待っていた採用担当者のモチベーションが低下することも懸念されるでしょう。

電話での辞退連絡

面接の前日や、面接当日の朝になって電話で辞退連絡が来ることがあります。直前になっての連絡なのでドタキャンには変わりありませんが、会話できる分どうして辞退しようと思ったのかを聞くことも可能です。一日の仕事が始まったばかりで忙しい朝に辞退の電話が来ると、採用担当者にとっては相当なストレスとなるでしょう。ですが、応募者は今後自社のお客様となる可能性もあります。くれぐれも上から目線の態度で接したり、不満を声に出したりすることの無いよう採用担当者へ周知徹底させておきましょう。

連絡も無く当日にやって来ない

面接ドタキャンの中でも一番迷惑なのが、連絡も無く面接当日にやって来ないというパターンです。事前に連絡があった場合は、スケジュールを組み直したり、他の応募者の面接を前倒しにしたりと対応が可能です。しかし、連絡も無く現れないとなると対応のしようがありませんし、企業としてはとりあえず不採用通知を送るしかありません。当日ドタキャンは、応募者の都合や体調不良によって起こり得るものです。対策をしてもゼロにすることは難しいため、多くの企業の採用担当者が恐れていることだといえるでしょう。

面接ドタキャンの対策や対処法

電話やメールのマナーを守る

採用活動において無意識に犯してしまいがちなのが、企業担当者が応募者に対して上から目線で接してしまうということです。応募後の連絡は、企業と応募者が初めて顔を合わせる場面でもあります。ですが、採用担当者が応募者に対して知らず知らずのうちに偉そうに接してしまったり、横柄な振る舞いをしてしまったりすることが少なくありません。それを見た応募者は気持ちが不安に傾き、面接ギリギリまで悩んだ結果ドタキャンしてしまうケースもあるのです。電話やメールでのマナー向上が、ドタキャン率を低下させるカギの一つだといえるでしょう。

応募者の質問に答える

応募者は、面接までの間に自分の希望する条件と照らし合わせて、どうしようかと悩み続けているものです。企業には、応募者からメールでの質問が寄せられることもあります。そんなときに、応募者からの質問に丁寧に答えてあげることで、疑問の解消や齟齬を埋めていくことが可能になるでしょう。また、企業への印象が良くなって、面接に行く意欲が高まる効果も期待できます。一般的に、質問のやり取りを繰り返した応募者ほど、辞退しにくいといわれます。志望意欲を高めるためにも、応募者からの質問に丁寧に答えておくことは大切といえるでしょう。

画一的なメールは避ける

応募者とのメールのやり取りでは、画一的な文章を用いるのは気を付けましょう。対象者の多い企業では、メールの文面がどうしても画一的になってしまいがちです。文面が画一的過ぎると、自分のことをあまり大切に扱ってくれないのではないか、と感じるケースもあります。そのため、応募者の志望動機が弱くなってしまう可能性もあるでしょう。誰にでも送っているようなメールではなく、1対1で交わされたメールであることが伝わるように、書き方を工夫してみるのがおすすめです。

選考スピードは迅速に

応募者がドタキャンする理由の一つに、他社から先に内定をもらったというものがあります。書類選考に時間がかかったり、面接までの日程が長すぎたりすると、既に内定をもらった企業へ気持ちが傾いてしまうことも考えられるでしょう。応募者はいくつもの企業に応募していることがほとんどのため、採用活動では競合他社の存在を強く意識しておくことがとても重要になります。書類選考の通過や面接日程の連絡が早い企業ほど好感度も上がりやすく、面接ドタキャンに至ってしまう可能性も低下するでしょう。

応募者への連絡は平日の昼間に

書類選考の通過や面接の日程が決まれば、可能な限り早く応募者に連絡してあげたいと思うのは当然のことでしょう。しかし、応募者に連絡を入れる時間帯にも配慮することが大切です。採用担当者が多忙のため連絡がついつい深夜や休日になってしまうこともありますが、これはNG。応募者からすれば、「こんな時間まで働かされるのか」「ブラック企業なのではないか」と思われてしまう可能性もあります。そのため、応募者の志望動機が下がってしまい、ついついドタキャンしてしまうということも。応募者への連絡は、余裕を持って平日の昼間を選ぶようにしてください。

採用情報を魅力的にする

若年層を中心に、現在では求人情報を見るのもWEB媒体が主流となっています。つまり、縁故採用などを除き、応募者はほぼ確実にWEB上で企業の採用情報に目を通しているといっても過言ではありません。しかし、サイトにどこの会社でも書いてあるような基本的な情報しか書かれていなかったら、応募者はどう思うでしょうか。「あまり魅力の無い会社だな」と思われて、ついドタキャンに繋がってしまう可能性も。「面白そうだな」「将来のキャリアを描きやすい」と思ってもらえるように、積極的な情報公開を行っていくことも重要です。

面接前日に最終連絡を入れる

多くの採用担当者が実施しているのが、面接前日に最終連絡を入れるというものです。前日にメールして、返事が来なかった場合は、翌日にキャンセルかドタキャンが発生する可能性が高いといえるでしょう。また、電話をして応募者の声の調子が明るかったか、沈みがちだったかで自社への入社志望度の高さを確認することもできるでしょう。前日に連絡を入れた段階で「やはり辞退させていただきたいのですが」といわれる場合もあります。当日になって連絡もなくドタキャンされる可能性を下げることができるため、ぜひ取り入れてみてください。

面接ドタキャンをゼロにするのは難しい

面接ドタキャンには、前日に辞退の連絡が来る場合や、当日になって連絡もなく現れないというケースがあります。連絡があるならばまだしも、何の連絡も無い場合は応募者の事故や事件の可能性まで想定されるため、採用担当者への負担も相当に大きくなるでしょう。応募者からの質問に丁寧に回答したり、前日に最終確認をしたりと、ドタキャンを防ぐ対策はいくつもあります。ですが、最終的には応募者自身のモチベーションや体調にかかっているため、企業にできる対策にも限界があるでしょう。面接ドタキャンが発生しても対応できるようなゆとりのある採用計画を作ることが、採用市場での勝利には必要といえるでしょう。